Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen
1. Definities
Klager: Degene die een klacht indient bij de commissie
Beklaagde: Degene tegen wie een klacht is ingediend.
Behandelaar: De door de Directie/ het bestuur aangewezen klachtenbehandelaar of (ad hoc) Externe Klachtencommissie
Getuige: Degene die een verklaring, mondeling dan wel schriftelijk, aflegt over de situatie waarover geklaagd wordt.
2. Procedure
Het klachtenformulier wordt door de klager gestuurd naar de Directie (curator@nieuwevide.com), of als de klacht de Directie betreft, naar de voorzitter van het Bestuur (bestuur@nieuwevide.com).
Vooraf dient de klager hierover contact te hebben gehad met de vertrouwenspersoon.
De Directie/ het Bestuur draagt zorg voor de opvolging en informeert de behandelaar.
De behandelaar stuurt, indien de klacht ontvankelijk is verklaard, een omschrijving van de klacht en de regeling ongewenste omgangsvormen naar de beklaagde. De beklaagde wordt vooraf mondeling door de behandelaar over de klacht geïnformeerd. De Directie/ het Bestuur wordt van de mondelinge melding aan de beklaagde tijdig op de hoogte gesteld.
3. Ontvankelijkheid klacht
Binnen twee weken na ontvangst van de klacht maakt de behandelaar schriftelijk aan klager bekend of de klacht ontvankelijk is en in behandeling wordt genomen.
De volgende klachten worden niet in behandeling genomen:
4. Tijdelijke voorzieningen
De behandelaar kan de Directie en/of het Bestuur verzoeken om tijdelijke voorzieningen te treffen indien dit noodzakelijk is in het belang van de klager, de beklaagde en/of een of meer direct betrokkenen of in het belang het onderzoek.
5. Geheimhouding
Voor de behandelaar en iedereen die bij de behandeling van de klacht is betrokken geldt een geheimhoudingsplicht. Dat geldt niet voor de uiteindelijke beslissing van de Directie en/of het Bestuur.
6. Maatregelen
De behandelaar adviseert de Directie en/of het Bestuur over de eventueel te nemen maatregelen.
7. Beslissing Directie/ Bestuur
Binnen veertien werkdagen na ontvangst van het onderzoeksverslag van de behandelaar neemt de Directie/ het Bestuur een schriftelijk gemotiveerde beslissing. Deze stelt beklaagde, klager en behandelaar hiervan schriftelijk op de hoogte. De Directie/ het Bestuur draagt er zorg voor dat bij gebruikmaking van het klachtrecht de klager niet wordt benadeeld in zijn/haar positie binnen de organisatie. Dat geldt ook voor de beklaagde indien de klacht ongegrond is verklaard. Dan wordt er ook voor gezorgd dat de beklaagde gerehabiliteerd wordt.
8. Recht van de klager
De klager heeft het recht om de klacht schriftelijk nog aan te vullen binnen 14 dagen nadat de klacht is ingediend.
De klager heeft het recht de klacht in te trekken tot het moment dat de behandelaar een advies aan de Directie/ het Bestuur heeft uitgebracht. Intrekking geschiedt door schriftelijke mededeling daarvan aan de behandelaar.
9. Recht op informatie
De behandelaar onderzoekt de klacht en is daarbij bevoegd die informatie in te winnen die hij/ zij nodig acht. De behandelaar heeft recht op alle informatie van de zijde van de werkgever die hij/ zij bij het onderzoek nodig heeft.
10. Recht op hoor en wederhoor
De behandelaar hoort klager en beklaagde en eventuele getuigen of andere betrokkene(n). De bijeenkomsten van de behandelaar hebben een besloten karakter. Van iedere bijeenkomst wordt een schriftelijk verslag gemaakt. De verslagen zijn vertrouwelijk. Het gespreksverslag van de bijeenkomsten wordt ter toetsing aan de klager en de beklaagde, ieder afzonderlijk, voorgelegd.
11. Recht op bijstand
Zowel klager als beklaagde kunnen zich op de bijeenkomst(en) van de behandelaar laten bijstaan door een vertrouwenspersoon en/of een raadsman/-vrouw.
12. Getuigen en deskundigen
De behandelaar kan getuigen horen en eventuele deskundigen raadplegen, al dan niet op verzoek van klager en beklaagde.
13. Uitbrengen onderzoeksverslag
De behandelaar brengt binnen de termijn van één maand nadat de klacht is ingediend, een onderzoeksverslag uit aan de Directie/ het Bestuur.
Indien het onderzoeksverslag niet tijdig kan worden uitgebracht, stelt de behandelaar de klager en beklaagde, onder vermelding van de reden daarvan, in kennis.
De termijn waarbinnen het onderzoeksverslag wel te verwachten is mag maximaal één maand uitgesteld worden. In het onderzoeksverslag stelt de behandelaar vast of de klacht (gedeeltelijk) gegrond of ongegrond is. Een afschrift van het onderzoeksverslag wordt toegezonden aan de klager, diens vertrouwenspersoon en de beklaagde.
14. Strafbaar feit
Indien de behandelaar meent dat er sprake is van een strafbaar feit zoals bedoeld in het Wetboek van Strafrecht, dan maakt hij/ zij hiervan melding in het onderzoeksverslag. Het is aan klager of beklaagde om aangifte te doen.
15. Bewaartermijn dossiers
Voor de bewaartermijnen van dossiers gelden de richtlijnen van nationale en internationale wetgeving, waaronder de AVG.
BIJLAGE A
Formulier met verzoek tot behandeling van de klacht
Naam: ………………………………………………………………………………………………………………………………….
Functie: ………………………………………………………………………………………………………………………………….
Telefoon:………………………………………………………………………………………………………………………………….
E-mail: ………………………………………………………………………………………………………………………………….
Afdeling: ………………………………………………………………………………………………………………………………….
Leidinggevende:……………………………………………………………………………………………………………………….
Naam: ………………………………………………………………………………………………………………………………….
Functie: ………………………………………………………………………………………………………………………………….
Telefoon:………………………………………………………………………………………………………………………………….
E-mail: ………………………………………………………………………………………………………………………………….
Afdeling: ………………………………………………………………………………………………………………………………….
Leidinggevende:……………………………………………………………………………………………………………………….
Namen: ………………………………………………………………………………………………………………………………….
Functies:………………………………………………………………………………………………………………………………….
Telefoon:………………………………………………………………………………………………………………………………….
E-mail: ………………………………………………………………………………………………………………………………….
Afdeling: ………………………………………………………………………………………………………………………………….
Leidinggevende:……………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………
…………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………….
Datum:
Handtekening klager:
De klacht kan per email worden verzonden naar: bestuur@nieuwevide.com en/of curator@nieuwevide.com
NB: anoniem ingediende klachten kunnen niet in behandeling worden genomen.
Zaken die langer dan 2 jaar geleden hebben plaatsgevonden worden niet in behandeling genomen.
–
Onderaan vindt u een formulier Formulier met verzoek tot behandeling van de klacht (Bijlage A)
–
De klacht kan per email worden verzonden naar: bestuur@nieuwevide.com en/of curator@nieuwevide.com
–
This text is only available in Dutch